Tout savoir sur la procédure de remboursement de note de frais

La gestion des notes de frais mobilise beaucoup de temps dans les entreprises entre le suivi des dépenses, les justificatifs, les avances de frais, les factures, etc. Pour mener à bien cette tâche et la faciliter, il faut respecter parfaitement la procédure de remboursement de note de frais.

Procédure de remboursement de note de frais : le guide

La note de frais est un document qui permet aux salariés de se faire rembourser des frais professionnels qu’ils ont avancés. Il s’agit des frais de déplacement, de logement, des repas… La procédure de remboursement de note de frais que l’entreprise et l’employeur suivent va leur permettre de faciliter la comptabilisation à la fin du mois ou au moment prévu à cet effet et d’optimiser la gestion de l’entreprise. Si vous perdez beaucoup de temps et d’énergie dans l’écriture comptable des notes de frais ou dans l’élaboration des contrôles des justificatifs, confiez-le à un cabinet comptable.

Le Cabinet d’expertise-comptable à Carcassonne s’occupe de toutes les obligations légales des entreprises et des particuliers dans le cadre de leurs activités professionnelles. La comptabilité, les fiscalités, les domaines fiscaux ou financiers sont ses domaines d’intervention. Travaillant et œuvrant dans le domaine de la comptabilité depuis déjà plusieurs années, il peut assurer la tenue de la comptabilité de toute entreprise entre l’élaboration des liasses fiscales, l’enregistrement et l’archivage de diverses pièces comptables, etc.

Pour mieux gérer la gestion des notes de frais de votre entreprise à Carcassonne, il se charge de la  réalisation des inscriptions au compte de ces pièces et toute autre opération nécessaire à la procédure de remboursement. Il est également à votre service pour des services d’externalisation de paie et pour des conseils avisés en gestion des ressources humaines. Faites confiance à des experts confirmés pour un accompagnement de qualité dans les dimensions fiscales, financières et sociales.

Les cas d’engagement de dépenses

Dans le cadre de son activité, un salarié ou un collaborateur est susceptible d’avancer lui-même certaines dépenses professionnelles et d’engager des frais imprévus. Ces frais professionnels peuvent être de différents types de dépenses : les repas, les frais d’hébergement lors d’un voyage d’affaires, les frais de déplacement. Les frais de kilométrage se présentent lorsque l’entreprise emprunte un véhicule personnel, c’est la distance parcourue qui déterminera le montant du remboursement, ainsi que les frais d’abonnement.

De ce fait, il peut faire une demande de remboursement auprès du service des Ressources humaines qui assure ce rôle. La procédure de remboursement des notes de frais comprend plusieurs étapes entre le traitement des notes de frais, la validation des justificatifs  et le remboursement.  Cette procédure doit respecter des règles comptables, juridiques et fiscales. Par ailleurs, il est possible pour l’entreprise de faire une convocation ou un entretien au préalable avec son collaborateur pour discuter de la prise en charge des dépenses.

Les modes de remboursement

Il y a différentes sortes de mode de remboursement de frais de notes. Le remboursement forfaitaire par lequel l’entreprise verse une allocation forfaitaire correspondant aux frais de logement, de repas et de déplacement engendre en contrepartie que le collaborateur prenne en charge tous ses frais et n’aura pas à fournir des justificatifs. Cette allocation forfaitaire se base sur un barème précis selon les types d’indemnités.

Le remboursement des frais réels quant à lui consiste à rétribuer tous les frais engagés. Dans ce cas, les justificatifs sont obligatoires afin de justifier que les dépenses ont été réellement engagées dans le cadre professionnel. Afin d’établir une bonne procédure de remboursement de ces notes de  frais, l’entreprise se doit d’avoir un logiciel de gestion et effectuer des opérations journalières : inscriptions au journal, calcul des TVA…

Les notes de frais ne sont pas soumises aux impôts sur le revenu et les cotisations sociales ne sont pas déductibles sur ces dépenses, tandis que la TVA est récupérable sur celles-ci. Avant remboursement des notes de frais, l’employeur doit alors automatiser ces processus pour une gestion en temps réel. La procédure commence par un contrôle des notes de frais et des justificatifs présentés avant de faire toutes opérations de débits et de crédits et par la suite de procéder au remboursement.